Assistant·e Comptabilité et Office Manager à Paris (CDI)

Nous recherchons pour intégrer notre équipe parisienne: un.e assistant.e qui interviendra sur 3 types de mission:

• Une mission en lien avec la comptabilité de l'agence
• Une mission d'Office Manager de l'agence de Paris
• Une mission d'administration des Ressources Humaines

 

Vous serez rattaché·e à une des responsables d'équipe de l'agence parisienne en lien avec le cercle de gouvernance (organisation sociocratique). Toutefois, la diversité des missions vous amènera à interagir avec :

• la Direction Administrative et Financière du Siège pour le volet "comptabilité" ;
• la Direction Opérationnelle en particulier pour le projet de déménagement de l'agence ;
• Et enfin avec la Direction des Ressources Humaines pour le volet administration des RH.

 

Raison d'être du poste :

Vous participez activement à la vie de l'agence parisienne et contribuez au bien-être des collaborateur·rices.

De par vos missions transverses (Comptabilité, RH, etc), vous êtes un véritable relai d’information au sein d’Étamine.

 

Comptabilité (50% du temps)

1. Facturation

• En lien avec les chef·fes de projets, vous assurez la facturation en fonction de l’avancement
• Vous transmettez / déposez les factures aux clients pour règlement par le moyen adéquate (Mail, Chorus, Ediflex…).
• Vous maintenez à jour notre base de facturation (Everwin actuellement).

2. Comptabilité clients / Encaissements

• Vous suivez l’encaissement sur les portails associés à nos grands comptes.
• Vous procédez aux rapprochements bancaires et lettrages nécessaires

 

Office Management (25% du temps)

En lien avec le cercle de gouvernance de l'agence de Paris, votre rôle est de s'assurer que les collaborateurs ont le matériel et les conditions nécessaires pour optimiser leur temps de travail et leur confort/ bien-être matériel.

• Réaliser l'accueil (téléphonique et physique)
• Organiser la réception des colis, du courrier
• Gérer les locaux (confort, sécurité) en lien avec les différents acteurs et prestataires extérieurs.
• Anticiper et répondre aux besoins de matériel
• Suivre le budget/les dépenses de l'agence

Projet dimensionnant pour le début de l'année 2024 : Participer à l'organisation du futur déménagement de l'agence au sein du Wiki Village situé 2 Rue de Srebrenica, 75020 Paris.

 

Administration des Ressources Humaines (25% du temps)

• Gérer l’ensemble des données et processus administratifs pour l’ensemble d’Étamine sous Lucca (Création de collaborateurs, MAJ des données, parcours d’intégration, exports, imports, suivi des visites médicales, transports, mutuelle, tickets restaurant, etc)
• Élaborer les tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés, formation, maladie, égalité femmes-hommes…)
• Saisir et contrôler les notes de frais
• Sous la supervision du/de la DRH, transmettre les données variables aux experts-comptables et réaliser le contrôle des paies.